Altijd al een betekenisvolle baan willen hebben bij een interessante organisatie die impact heeft? Solliciteer en ga aan de slag bij de NAVO als Project Assistent!
Dit ga je doen
Als project assistent ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve ondersteuning op de afdeling BMD Integration & Test Team.
Jij houdt je bezig met de voorbereidingen van correspondentie, rapporten en documenten zoals:
- Presentaties (vaak van technische, complexe aard) met tabellen en formules. Je werkt hierbij veel met Excel (speadsheet- en grafische toepassingen) en Word (opstellen van teksten en teksten waar nodig corrigeer je taalgebruik);
- Het bepalen, controleren en onderhouden van de informatiestroom, inclusief e-mailverkeer, binnen het aan jou toegewezen verantwoordelijkheidsgebied;
Daarnaast organiseer jij bezoeken aan test-evenementen, vergaderingen, workshops en conferenties:
- Opvragen van documenten, agenda’s, veiligheidseisen, bezoekerslijsten, vergaderzalen, apparatuur en horecavoorzieningen;
- Het regelen van reisopdrachten, inclusief bijbehorende bestellingen, communicatie over accommodatie en beveiliging, inkoopaanvragen voor congres-/ beurskosten. Dit verwerk je verder administratief in het systeem. Ook het ondersteunen van de workflow door wijzigingsopdrachten en andere wijzigingen in het systeem door te voeren;
- Het samenstellen van bijbehorende procedures van dergelijke conferenties.
Tevens behoort tot jouw taken het notuleren van technische vergaderingen en monitoren van acties van periodieke BMD-integratie- en testteamvergaderingen; Het bijhouden van de planning/ kalender van het integratie- en testteam voor de dagelijkse gang van zaken.
Ook ondersteun jij bestel- en aanvraaggegevens in het Agency Information Management System, samen met ondersteunende documentatie. Ondersteun de workflow door wijzigingsopdrachten en andere wijzigingen in het systeem door te voeren;
Je bent op de hoogte van de taken van andere directe collega’s en je assisteert bij de uitvoering van die taken, vervangt je collega’s bij afwezigheid en het verleent assistentie op andere gebieden wanneer dat nodig is.
Wij zoeken jou!
Ga jij aan de slag als Project Assitent dan heb jij in elk geval:
- Een HBO opleiding in een relevant vakgebied met 1 jaar werkervaring. Of een middelbare onderwijskwalificatie met 3 jaar werkervaring;
- Goede kennis van en ervaring met het gebruik van de computer en het Microsoft Office pakket;
- Ervaring met informatieonderzoek, -verzameling en -exploitatie;
- Ervaring met het organiseren en coördineren van evenementen;
- Ervaring en technische kennis ter ondersteuning van testuitvoeringsevenementen of VIP-demonstraties;
- Handigheid in tekstverwerking en in staat zijn basispresentaties in PowerPoint voor te bereiden;
- Ervaring met spreadsheets en MS Project, en de mogelijkheid om met databases te werken.
Daarnaast zou het wenselijk zijn als jij beschikt over:
- Eerdere ervaring met het bieden van technische en administratieve ondersteuning aan testteams;
- Vermogen om de tweede officiële NAVO-taal te begrijpen en er op competente wijze in te werken;
- De mogelijkheid om af en toe extra uren te werken ter ondersteuning van internationale testevenementen;
- Ervaring met werken in een internationale omgeving die zowel militaire als civiele elementen omvat;
- Kennis van de verantwoordelijkheden en organisatie van de NAVO, inclusief ACO en ACT.
Overige info
Dit betreft een tijdelijke baan die aanvangt per half december 2023 voor enkele maanden.
Interesse?
Zie jij het wel zitten als Project Assistent en wil jij de uitdaging aan bij de NAVO in Den Haag? Laat je gegevens aan ons achter en wij nemen contact met je op!
